Festa di Ferragosto: come organizzarla al meglio

Che cosa fare a Ferragosto quest’anno? Sai già che non sarai al mare e vuoi organizzare qualcosa nella tua zona in qualche bel locale? Vuoi fare qualcosa di indimenticabile? Organizza tu un bel evento nel tuo locale preferito, sarà una meravigliosa occasione per trovarti con i migliori amici o con i coetanei della città. L’importante è organizzarsi in anticipo e in modo strategico, così da non lasciare nulla al caso: dagli invitati, ai drink, alla stampa volantini. Vediamo come potresti organizzarti bene.

Partys plan: chi ben comincia…

Il punto di partenza è la location. Soprattutto se si tratta di date particolari di festa, come ferragosto, è bene fermare il posto e prenotarlo in parte o in toto. Una buona idea sarebbe scegliere qualcosa con uno spazio all’esterno (è estate!), con una piscina, su un fiume, sul mare o sul lago. Ricorda che in Italia tradizionalmente Ferragosto significa gavettoni, quindi pensa già a dei limiti o a degli accordi col gestore per definire quello che si può e non si può fare a questo proposito.

I dettagli

Ogni dettaglio va discusso, senza tralasciare anche i dettagli banali: orari, disposizione dei tavoli, pagamenti, menù o buffet, drink, musica etc. Meglio parlare troppo prima che ritrovarsi a litigare poi. Un’idea modaiola per gli eventi di oggi è quella di organizzare una festa a tema: potresti scegliere un colore (“festa in bianco”), un periodo (“festa anni Cinquanta”) o altro (“toga party”). Meno definito sarà il tema prescelto, più semplice sarà per tutti rispettare i paletti.

Va stabilito un numero di partecipanti massimo e una cifra da pagare, considerando di rientrare quanto meno delle spese sostenute. Lasciate che il ristoratore (visto che ne sarà responsabile) scelga se fare ristorante alla carta o se preferisce definire un menù fisso per tutti. Assicuratevi anche alternative per vegani e celiaci.

Target

Una volta deciso il locale, o forse anche prima di questo, va deciso il target della festa perché su questo andrà strutturato il tutto. In base al tipo di ospiti si deciderà il menù, la musica, il costo. Se il target è giovane si chiamerà un dj e si valuterà una spesa medio bassa, considerando il costo per un bodyguard che tenga l’ordine. Se si parla di adulti si può provare ad azzardare anche un menù più particolare anche con una spesa maggiore, scegliendo come intrattenimento della musica dal vivo. Per quanto riguarda la musica ricorda di tenere presente anche il costo della SIAE, meglio evitare multe al locale!

Marketing e pubblicità

Se vuoi avere degli invitati a questo evento, dovrai pubblicizzarlo adeguatamente. Starà a te stabilire le tempistiche: dipende se vuoi fare qualcosa con prenotazione anticipata o un ingresso senza organizzazione (libero o a ticket che sia). La maniera più facile per pubblicizzare un evento in zona è con il marketing cartaceo: volantini, cartelloni etc. Ma non va di sicuro messo in secondo piano anche il canale social. In tutti i casi vanno date tutte le informazioni utili, compreso il menù, il costo della cena (se fisso), la prenotazione anticipata e la modalità di prenotazione eventuale.